Junovegen bofellesskap gikk fra kaos til full kontroll da de byttet ut post-it lapper med IKOS digitale samhandlingstavle   

Junovegen Botiltak er en bolig for psykisk utviklingshemmede hvor det bor 14 personer. Hver enkelt beboer har sin egen fullt utstyrte bolig, og fellesarealer til sosiale aktiviteter. I Junovegen er beboerne godt knyttet sammen, og liker å tilbringe tid med hverandre ved å både spise middager sammen, dra i Dyreparken og ha julebord på Kiel-ferga. Med 30 ansatte fordelt på dag, kvelds- og nattevakter, var ikke lenger svarte permer og post-it lapper tilstrekkelig for å ha god orden i systemene.  

Fra kaos til oversikt 

- Før vi tok i bruk IKOS, var det mye mer kaos. Vi måtte fysisk lete oss frem i svarte permer og gule lapper ved overlapping og for å huske gjøremål, og noen ganger skjer det jo at de gule lappene forsvinner. Det hendte også at viktige beskjeder forsvant, og som avdelingsleder kunne jeg ikke være sikker på om det da var fulgt opp – og av hvem, forteller avdelingsleder Lene Solgaard i Junovegen Bofellesskap.  

Etter av Junovegen tok i bruk den digitale samhandlingstavlen IKOS, har beskjedene blitt digitale – og oversikten mye tydeligere. IKOS er laget for å sikre god kvalitet og oppfølging av brukere og pasienter, og effektivisere tjenestene som tilbys. 

- Nå ligger alle beskjeder på samme plass, og vi merker at det å videreformidle beskjeder går mye lettere. Jeg kan også gå tilbake i ettertid og sjekke at beskjedene er utført, og hvem som kvitterte det ut. Det er et godt styringsdokument, og gir mye bedre oversikt, forteller Lene. 

Fra svarte permer til velferdsteknologi

Når man skal ta i bruk velferdsteknologi, kan det være både spennende og skummelt for de ansatte som må endre på rutiner i arbeidshverdagen sin. Lene forteller at de ansatte var redde for de nye systemene de skulle ta i bruk, men at de nå er kjempefornøyde. Oppsettet til tavlen, var det Kenneth som tok ansvar for, etter god opplæring fra Sensio.  

- Oppsettet gikk egentlig veldig greit, men det er kanskje litt lettere hvis man er litt teknisk anlagt. Fra vi begynte å bruke systemet og til vi var i gang med å bruke det til beskjeder tok det rundt 14 dager – men det tok en stund før alle var komfortable med det, forteller Kenneth Seterdal, miljøassistent i Junovegen Bofellesskap 

Tydelige prioriteringslister

I IKOS ligger det en rekke av muligheter for å tilpasse innholdet og fokustavle ut ifra behovet i hver enkelt avdeling, som lett kan redigeres av superbrukere på avdelingen. IKOS har også prioriteringslister, som tydeliggjøre prioritering av arbeidsoppgaver.  

- Det er så kjekt at beskjedene blir røde dersom de ikke er gjort innen tidsfristen, da blir de tydelig en prioritet. Det gjør at folk oftere får gjort arbeidsoppgavene slik de skal, forteller Lene.  

- Vi er blitt gode på å holde listene oppdatert, og dersom det er noe med en pasient er det enkelt å få oversikt. For eksempel ved smitte, så vet vi alltid status. Og dersom en pasient er syk, legger vi det inn med oransje farge – og da vet vi at vi skal ha ekstra fokus der den dagen. Dette gjør at overlapping og arbeidsdagen blir effektivisert. Og vi har alltid oversikt over eventuelle årlige helsesjekker og annet som må følges opp, legger Kenneth til.  

Bruk av IKOS ga mersmak

Når det ble besluttet at den digitale tavlen skulle tas i bruk i miljøarbeidertjenesten, var dette på grunn av god suksess på andre institusjoner.  

- I utgangspunktet hadde vi ikke planlagt å ta IKOS i bruk i miljøarbeidertjenesten – vi skulle ha den på korttidsavdelinger og i hjemmetjenesten. Men når vi fikk tatt produktet i bruk og så gevinstene, ble mange idéer født. Vi økte derfor mandatet to ganger for å kunne implementere det i miljøarbeidertjenesten også. Det var en vei som kom til mens vi gikk, forteller Maren Tunheim Bredesen, Rådgiver for Velferdsteknologi i Porsgrunn Kommune. 

Suksessfaktor for implementering av velferdsteknologi

En av suksessfaktorene ved implementering av nye systemer, er både engasjement og driv hos de ansatte. Når systemene er integrert og på plass, er det også viktig med vedlikehold og oppfølging av systemene for å kunne bruke de optimalt.  

Det er helt topp å jobbe sammen med Lene og Kenneth, de tar et nytt system og fordeler roller og ansvar, tar det inn i drift og bruker det med en gang. Det er en stor del av suksessfaktoren. Samarbeid og tålmodighet, er også utrolig viktig når man tar i bruk slike systemer, avslutter Maren.