Moss kommune og Ekholt omsorgsbolig øker kvaliteten og styrker kommunikasjonen med IKOS

Oppdag hvordan Moss kommune har revolusjonert sin helse- og omsorgssektor med IKOS samhandlingstavle! Fra utfordrende dobbeltarbeid og manglende oversikt, til effektiv samhandling og sikrere dokumentasjon – IKOS har gjort en merkbar forskjell. Bli med på deres inspirerende reise, få innsikt i suksessfaktorene som kan løfte din kommune til nye høyder og få de beste tipsene for å komme i gang!

I Moss kommune startet de opp med IKOS høsten 2021, og har gradvis inkludert flere avdelinger. Det omfatter korttidsavdelinger i helsehuset, langtidsavdelinger i sykehjem, omsorgsboliger, hjemmesykepleien, boliger innen rus/psykisk helse, boliger for personer med utviklingshemming, tverrgående rehabiliteringsteam og vedtakskontoret.

 

Hvordan gikk Moss kommune i gang med IKOS

I starten av prosjektet med innføring av IKOS var det viktig for Moss kommune å kartlegge hva behovene i kommunen var, og hvilke utfordringer de hadde som digitale samhandlingstavler kunne løse. Ruth Helen Thorheim og Nina Løkkevik ledet prosjektet for kommunen. I vårt webinar med Moss kommune forteller Ruth at de startet med å snakke med avdelinger og ansatte og identifiserte flere utfordringer som IKOS kunne løse.

En av tilbakemeldingene som kom opp i flere samtaler med helsepersonell var mangel på oversikt over brukerne og at det var mye usikkerhet om oppfølgningen brukere fikk ble dokumentert riktig. Mangel på oversikt skapte også usikkerhet og stress for de ansatte, og de var usikre på om beskjeder ble videreført.

Noe som også ble tydelig, var at det ble gjort mye dobbeltarbeid. Det var ingen måte å overføre kartleggingen som var blitt gjort av brukere over til andre avdelinger i kommunen, så dette arbeidet måtte gjøres på nytt når en bruker skulle over på en ny avdeling.

Å jobbe med kvalitetsforbedringer ble også utpekt som vanskelig, for de hadde ikke et felles sted der de kunne dokumentere over tid. De holdt oversikt over arbeid på whiteboards selvsagt, men dette ble visket ut og dokumentasjonen ble borte, så det ble utfordrende å se om tiltakene gjort ga forbedringer over tid.

Alle disse utfordringene kokte ned til at kommunen trengte å få bedre samhandling og dokumentasjon som ville øke kvalitet, både innad i en avdeling og på tvers av avdelinger. Dette ble da veiviseren på problemene de ønsket å løse med IKOS.

 

Implementering av IKOS på Ekholt omsorgsbolig

Etter å ha startet implementeringen på tvers av kommunen var det våren 2024 Ekholt omsorgsbolig sin tur til å gå i gang med IKOS.

Linn-Carina Pettersen er avdelingsleder på Ekholt og forteller i webinaret om deres reise med IKOS. Hun forklarer at det viktigste for dem for å lykkes med IKOS var grundig forberedelse i forkant av implementering. Hun fikk vite i god tid når det var deres tur til å ta i bruk IKOS, noe som gjorde at hun kunne forberede avdelingen sin og gjøre de riktige tiltakene i forkant så IKOS skulle bli en suksess.

Tiltakene som ble gjort var blant annet å starte å snakke om fordelene med IKOS i møter med ansatte, så de også skulle bli positive til endringen og vite hva denne endringen kom til å innebære. Hun valgte også ut 3 superbrukere som fikk grundig opplæring av systemet av kommunen og kunne bistå i opplæring av resten av avdelingen.

5 steg for å lykkes med en digital transformasjon

Et annet tips Linn-Carina har til de som ønsker å lykkes med å komme kjapt i gang med IKOS er å ha hovedfokus på å gå i gang med et par ting i starten og heller utvide bruksområdet når de ansatte har blitt mer komfortable med tavlen. På Ekholt valgte de å starte med å ta i bruk beskjeder og kalenderfunksjonene, noe som gjorde at personalet så hvor lett systemet var og ble ivrige i å ta i bruk tavlen.

– Jeg kunne komme på jobb på morgenen og da var tavlen allerede på, og de som var på jobb viste hverandre funksjoner og lærte av hverandre. Jeg har ikke hatt noen negativ tilbakemeldinger på tavlen, da alle har sett fordelene, forteller Linn-Carina oss i webinaret.

 

Fire konkrete fordeler Ekholt ser med IKOS

Noen av fordelene de har sett på Ekholt omsorgsbolig etter at de har tatt i bruk IKOS er:

• Kvalitetssikring av beskjeder, både om bruker og til hverandre.
• Lettere for sykepleierne å få oversikt. Før forholdte de seg til sykepleierbok og avdelingsbok, nå er det erstattet med IKOS.
• Sykepleiere får enklere gitt beskjeder til hverandre om ting som må følges opp. For eksempel om det er kommet e-linksvar på spørsmål de har stilt (dosettlegging, kontroller osv.).
• Har muligheten til å ha beskjeder gjentatt flere ganger på rad slik at flest mulig i personalgruppen får beskjeden.

Linn-Carina påpeker at de ser absolutt fordelen med IKOS og vil ikke slutte med det.

– Kvaliteten har gått opp og det er mye sikrere nå når vi ikke har gule lapper eller beskjeder som forsvinner. Vi gleder oss til å gå mer i dybden og ta i bruk flere funksjoner, forteller hun i webinaret.

 

Kommunen ser mer potensial med IKOS

Moss kommune har sett mye forbedring etter at de gikk i gang med digitale samhandlingstavler, og utfordringene som ble kartlagt i starten av prosjektet som de håpte IKOS skulle bidra til å løse har blitt løst. Nå ser de muligheten for å få enda mer ut av tavlene.

– Noe vi synes er ekstra spennende er muligheten til å få nasjonale føringer og lokale planer ut i avdelingene. For eksempel har vi fått en ny pårørendestrategi i Moss kommune, og det er besluttet politisk hvordan vi skal jobbe. Da kan vi lage sjekklister i IKOS som gjør at vi faktisk jobber etter den nye planen og at denne strategien blir satt ut i tjenestene, forklarer Ruth når vi spør om hva de ser av videre muligheter med IKOS i kommunen.

 

Råd til andre kommuner som starte med digitale samhandlingstavler

Å gå i gang med all form for velferdsteknologi og endring i arbeidsmetode kan virke overveldende, men for Moss kommune har arbeidet vært verdt det når de ser verdien samhandlingstavlen gir til både ansatte og brukere. Deres råd til andre kommuner som vurderer å gå i gang med IKOS er å våge å starte og starte med de som er motivert.

– I Moss har vi vært veldig tydelige på at vi innfører ikke et endelig produkt, men vi starter en prosess med å endre måten vi jobber på. Vi utvikler oss hele tiden og utvikler måten vi jobber på med IKOS. Vi ser nye behov og tar i bruk nye muligheter med tiden. Men man må tørre å starte ett sted, forteller Nina i webinaret.

Ruth legger også til at man ikke bare skal fokusere på å dokumentere det kommunen og avdelingene kan forbedre seg på, men også det dere allerede er gode på og bruke IKOS tavlene til å sette lys på dette. En slik bruk åpner muligheten til å diskutere hva som gjør at dere er gode på spesifikke områder og bli bevist på dette på egen avdeling, men også kunne dele det med andre avdelinger.

Se hele webinaret med Moss kommune og få bedre innsikt i hvordan kommunen og Ekholt omsorgsbolig har jobbet med IKOS og resultatene de har sett her: